Digitalizar el caos no lo soluciona: Lo automatiza.
Implementar un nuevo sistema es como mudarse de casa:
¿Te estás llevando la basura contigo?
Muchas empresas caen en el error de pensar que un software nuevo o más robusto traerá orden por arte de magia. La realidad que vemos desde la administración de sistemas es muy distinta: La tecnología no corrige la falta de procesos, solo la hace más rápida y evidente.
Cuando una organización no tiene reglas de negocio claras, nos enfrentamos a problemas estructurales graves.
La Ley de la Selva (Usuarios sin reglas)
Sin procesos definidos, cada usuario aplica su propio criterio. Lo que para uno es “eficiencia” para terminar rápido, para el sistema es un dato sucio que impacta a otra área. Si no hay un mapa, cada quien inventa su camino, y rara vez esos caminos conectan.
El fenómeno de las “Micro-Gerencias”
Ante el vacío de poder y definiciones, surgen líderes forzados. Usuarios de mando medio terminan tomando decisiones críticas sobre procesos que no dominan, simplemente porque son los más antiguos o porque “alguien tenía que hacerlo”. ¿El resultado? Estrés, sobrecarga, roces entre áreas y un proceso que depende de personas específicas y no de la lógica del negocio.
Herramientas forzadas
Vemos áreas Contables haciendo el trabajo de Comercial, o Tesorería parchando errores de Operaciones. Forzamos al sistema (y a las personas) a hacer cosas para las que no fueron diseñados, solo para cubrir los agujeros organizacionales.
IMPLEMENTAR UN NUEVO SISTEMA
La Analogía de la Mudanza
Si tu empresa va a cambiar de sistema (ERP, CRM, etc.), piensa en ello como cambiar de casa. Tienes tres opciones:
La Ideal (Ingeniería previa)
Haces limpieza profunda, tiras lo que no sirve y ordenas tus cajas antes de la mudanza. El nuevo sistema recibe procesos limpios.
La Arriesgada (Limpiar sobre la marcha)
Seleccionas y limpias mientras te mudas. Es estresante y costoso, pero posible.
La No Recomendada (Mudar el desorden)
Metes toda tu basura y desorden en cajas y la llevas a la casa nueva. El resultado: Una casa nueva y cara, llena de la misma basura de siempre.
Conclusión: Antes de invertir en tecnología, invierte en definir tus procesos. No intentes integrar malas prácticas en herramientas modernas.
Reinaldo Morales
Coordinador de proyectos en RM Ingeniería TI
